訪問看護／訪問介護／施設運営/訪問診療のバックオフィス、起業支援を行っている、インキュベクスグループの上村です。

私たちは新横浜ヒロクリニック訪問診療のバックオフィスを担当しています。

ここで言うバックオフィスとは、事業計画を練ったり、ケアマネに挨拶に回ったり、病院の退院調整室にもご挨拶をしたり、採用計画を練ったり、ときには金融機関等との折衝をするのも私たちの役割です。
もちろん請求事務まわりも私たちの業務範囲です。

ちなみに、私自身の役割はドクターの採用です。
新横浜ヒロクリニック訪問診療はまだまだ開業間もないクリニックですが、2024年4月からドクターは4名体制、2025年からはさらに2人のドクターが加わる計画です。

在宅支援診療所（訪問診療）のバックオフィスに関わる人員は、このようなメンバーです

ドクター4名に対してこのような体制でバックオフィスを守るのです。
①事務長
②事業戦略担当者
③営業・医療連携
③請求事務
④総務庶務
⑤経理
⑥システム・IT担当

圧倒的な長期でものを考えているのでこのような配置で医療サービス提供をバックアップしています。

ドクターを支えるクリニック定例経営ミーティングのひとこまをご紹介

私たちバックオフィスは週に1度、クリニック経営に関する課題や対策を定例経営ミーティングで院長に報告します。
所要時間は、およそ30分、この短時間で、重要な事項をすり合わせていきます。
⓪前回の宿題
①課題に対する対策
②損益計算
③②の背景や単価推移
④営業活動と利用者推移
⑤営業目標、営業計画
※対病院、ケアマネ、その他連携先開拓等
⑥ケアマネ事務所併設スケジュール
⑦オンライン診療開始に向けたシステム、費用、スケジュール等
⑧プロモーション活動
⑨採用計画（ドクター、ナース、診療アシスタント）
⑩内部プロセスその他

このような順で話し合いが進められています。

その目的は、院内以外で発生している状況をつぶさに共有しますが、、非常にユニークなのはクリニックの現状や課題そして対策案のある程度のところまでチーム全体で検討してしまうのです。
ドクターの手を煩わせないと言うところが特徴です。

様々な判断の最終的な決断は当然院長に委ねるわけですが、決断するまでの情報整理は私たちがし検討を重ねていくわけです。

◆ 2024年からはドクター4名体制になります。
ヒロクリニック訪問診療は2023年6月にいよいよドクターは4名体制となります。
気が早いお話ですが、2025年からはさらにドクター2名が新たな入職者として手を挙げてくれています。

こういう状況ですが、うれしい反面、かなり緊張。ドクター1人でさえもクリニック運営は多忙を極めますので、、ドクターが4名に増えるとなると、あらゆる関連業務や事務処理業務が急激に増加するからです。

特に内部プロセスや、関係者との連携強化はもちろん推進の方法論(いわゆるマニュアル化と言うんでしょうか？)は急務。

◆ご利用者様の増加に対応するために医療連携を専門にすすめるナースの配置が必要になってきました。

クリニック経営においてドクターによる医療の質を確保することは第一優先。

そして私が考える次に優先すべき事項はドクターによる医療の質を担保するためにもバックオフィス強化が極めて重要だと思うのです。

最大の目的は、ドクターの時間を医療に特化できる環境づくりなのです。

最近つくづく思うのはクリニックのバックオフィスを担当する私たちは民間企業で訓練を受けてきた人間ですが、その経験は無駄ではなかったなぁと。

今となってはクリニックの視察や経験者のヒアリングだけではわからなかった業務効率化の必要性や内部プロセス強化をスピーディに進める必要を感じています。　　

IT化やシステム化。言い方を変えると無駄を省く効率的な手順作りについては、民間出身者が自信を持って取り組めるマネジメントと言えるかもしれません。

在宅支援診療所（訪問診療クリニック）の成長はバックオフィスへの投資が鍵なんじゃないかと思います。

後期高齢者が爆発的に増加する今、訪問看護ステーションや訪問診療へのニーズは計り知れません。
だからこそ、在宅支援診療所の成長はバックオフィスの充実にかかっていると言っても過言ではありません。

利用者の増加に対して発生する様々な課題に対応できる環境整備が必要なのです。

例えば、ご利用者様からの時間変更の依頼やキャンセル、ドクターの急な欠勤、車両の事故やカンファレンスの重複、その他クリニック内でも、小さな事件が発生する可能性は否めません。その都度院長の判断を仰ぐなんて事は、院長の時間の無駄使いでしかないのです

しかし、未来を予測することや、現在の課題を抽出し、対策案を練り続けることで、関係者や専門人員の教育や育成ができてくるのです。

在宅支援診療所（訪問診療）の事務員には、その能力にもこだわるのです

例えばですが、
事務員1名で何名までの請求処理ができるのか？
（この質問は経験者であれば、面接でお伺いをする質問です。）

　　⇒　答えは300名位までの医療請求ができる人員が欲しいのです。

様々な方面でバックオフィスを充実させることで、ドクターには医療に集中していただけるような環境作りを行っております。